Wissensmanagement durch Dokumentation: “Wer schreibt, der bleibt!”
Kaum ein Gut ist für Unternehmen so wertvoll wie das Wissen der eigenen Mitarbeiter. Doch in vielen Unternehmen - vor allem KMU - existiert dieses Wissen vor allem in den Köpfen einzelner Personen – und geht verloren, wenn diese ausfallen oder das Unternehmen verlassen. Die Devise „Wer schreibt, der bleibt“ bringt es auf den Punkt: Nur dokumentiertes Wissen bleibt dem Unternehmen dauerhaft erhalten. Ein strukturiertes Wissensmanagement durch konsequente Dokumentation stellt sicher, dass Erfahrungen, Prozesse und Entscheidungen nicht im Tagesgeschäft untergehen, sondern für alle verfügbar bleiben.
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum dokumentiertes Wissen für den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend ist und welche Risiken ein Verzicht auf Dokumentation birgt. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einfachen Mitteln eine Wissensdokumentation etablieren können. Wir beleuchten, welche Arten von Wissen Sie festhalten sollten – von Prozessbeschreibungen bis hin zu Meeting-Protokollen – und welche konkreten Vorteile sich daraus für Skalierung, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Effizienz und Transparenz ergeben.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Dokumentiertes Wissen als Erfolgsfaktor
- 2. Risiken fehlender Dokumentation und Wissensverlust
- 3. Welche Arten von Wissen sollten dokumentiert werden?
- 4. Meetings und Entscheidungen protokollieren
- 5. Tools und Methoden für Wissensdokumentation
- 6. Skalierung, Onboarding, Effizienz, Transparenz – die Vorteile dokumentierten Wissens
- 7. Fazit: Dokumentiertes Wissen zahlt sich aus
1. Dokumentiertes Wissen als Erfolgsfaktor
Wissen ist ein strategischer Erfolgsfaktor – gerade für kleine und mittlere Unternehmen. Unter Wissensmanagement versteht man alle Maßnahmen, mit denen betriebliches Know-how erfasst, aufbewahrt und geteilt wird. Eine zentrale Komponente dabei ist die Dokumentation: Sie macht implizites Wissen (das nur in den Köpfen der Mitarbeitenden existiert) explizit und für das Unternehmen nutzbar. Damit legen Sie die Grundlage dafür, dass Ihr Unternehmen unabhängiger von Einzelpersonen wird und Wissen auch dann verfügbar bleibt, wenn Schlüsselmitarbeiter gerade nicht greifbar sind.
Dokumentiertes Wissen fördert zudem Innovation und kontinuierliche Verbesserung. Wenn Informationen zu Prozessen, Kunden oder Projekten transparent vorliegen, können Teams darauf aufbauen und Neues entwickeln, statt bei Null anzufangen oder immer dieselben Fragen zu stellen. Für Geschäftsführer oder Bereichsleiter bedeutet das auch, dass Entscheidungen fundierter getroffen werden können – basierend auf dokumentierten Erfahrungen und Daten aus der Vergangenheit.
Zusammengefasst: Eine Kultur der Dokumentation stärkt die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens, weil Wissen zielgerichtet eingesetzt und weiterentwickelt werden kann.
2. Risiken fehlender Dokumentation und Wissensverlust
Risiken fehlender Dokumentation und Wissensverlust
Was passiert, wenn wichtiges Wissen nicht dokumentiert wird? Mögliche Folgen fehlender Dokumentation sind:
Wissensverlust: Verlässt ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen, geht ein Schatz an Know-how verloren. Laut einer Studie von Statista und Kyocera ist in lediglich 27 % der befragten Unternehmen das Wissen so dokumentiert, dass Kollegen im Falle eines Ausscheidens sofort weiterarbeiten könnten – in etwa jedem dritten Unternehmen wären Informationen sogar gänzlich verloren oder nur mit großem Aufwand rekonstruierbar. (vgl. kyocera.blog) Dieses Risiko ist in Zeiten hoher Mitarbeiterfluktuation besonders kritisch.
Ineffizienz im Arbeitsalltag: Wenn Wissen nur mündlich weitergegeben oder im persönlichen E-Mail-Postfach versteckt wird, verschwenden Beschäftigte viel Zeit mit der Suche nach Informationen oder der “Doppelarbeit”. Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter im Schnitt 8 Stunden pro Woche mit der Suche nach benötigtem Wissen verbringen und weitere 6 Stunden damit, Aufgaben neu zu erarbeiten, die anderswo bereits erledigt wurden. (vgl. panopto.com, panopto.com.) Fehlende Dokumentation kostet somit wertvolle Arbeitszeit und bremst die Produktivität Ihres Teams.
Qualitätsverluste und Demotivation: Ist wichtiges Wissen nicht oder nur lückenhaft verfügbar, steigt die Gefahr von Fehlern. Mitarbeiter treffen Entscheidungen dann auf Basis unvollständiger Informationen. Das kann die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen mindern. Zugleich wirkt es demotivierend, wenn Kollegen ständig „hinter dem Wissen herrennen“ müssen und das Rad immer wieder neu erfinden. Ein stockender Informationsfluss frustriert Teams und mindert die Arbeitsmoral.
Abhängigkeit von Einzelpersonen: Undokumentiertes Wissen schafft Wissensinseln. Bestimmte Abläufe funktionieren nur, solange die eine Person mit dem nötigen Insiderwissen verfügbar ist. Fällt diese Person aus, steht im schlimmsten Fall ein ganzer Geschäftsbereich still. Diese Abhängigkeit von einzelnen Wissensträgern ist ein erhebliches Risiko für die Stabilität Ihres Unternehmens.
Zusammengefasst: Ohne systematische Dokumentation drohen Wissenslücken, Ineffizienz und unnötige Risiken. Zum Glück lässt sich dem mit überschaubarem Aufwand entgegenwirken.
3. Welche Arten von Wissen sollten dokumentiert werden?
Viele Führungskräfte fragen sich: Was genau sollten wir dokumentieren? Grundsätzlich alles, was für den Betrieb und die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens wichtig ist. Dazu gehören vor allem:
Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe: Halten Sie fest, wie in Ihrem Unternehmen gearbeitet wird. Von wiederkehrenden Routineprozessen bis hin zu komplexen Ablaufbeschreibungen – eine solide Prozessdokumentation sorgt dafür, dass jeder weiß, welche Schritte zu tun sind (mehr Infos finden auch in unseren Beitrag zur Prozessdokumentation).
Standards, Richtlinien und Anleitungen: Dokumentieren Sie unternehmenseigene Standards und Best Practices. Zum Beispiel Qualitätsrichtlinien, Checklisten, Arbeitsanweisungen, Handbücher oder Leitfäden. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden nach den gleichen Vorgaben handeln und neue Kollegen sich schnell zurechtfinden.
Projekt- und Kundenwissen: Erfahrungen und Lessons Learned aus Projekten, wichtige Projektentscheidungen, gelöste Probleme und Kundeninformationen sollten schriftlich festgehalten werden. Etwa in Projektabschlussberichten, Kundenakten oder Wissensdatenbanken. So geht wertvolles Erfahrungswissen aus Kundenprojekten nicht verloren und kann für zukünftige Projekte genutzt werden.
Experten-Know-how und Best Practices: Jede Organisation verfügt über Expertenwissen einzelner Mitarbeitender – beispielsweise zu spezifischen Technologien, Lieferanten oder Verfahren. Ermutigen Sie Ihre Fachexperten, dieses Wissen zu dokumentieren, z. B. in Form von Leitfäden, FAQs oder Wikis im Intranet. Das erleichtert den Wissenstransfer innerhalb des Teams und macht Ihr Unternehmen weniger verletzlich, falls ein Experte plötzlich ausfällt.
Kurzum: Alles, was für den reibungslosen Betrieb, die Qualität Ihrer Leistungen und die Weitergabe von Know-how relevant ist, gehört in geeigneter Form dokumentiert.
4. Meetings und Entscheidungen protokollieren
Besprechungen, Abstimmungen und Entscheidungen sollten immer protokolliert werden. Warum? Zum einen schafft ein Protokoll Nachvollziehbarkeit. Die besprochenen Punkte, getroffenen Entscheidungen und vereinbarten To-dos sind schwarz auf weiß festgehalten. So kann auch Wochen später jeder Beteiligte (oder jemand, der nicht beim Meeting war) genau nachvollziehen, was besprochen und beschlossen wurde. Zum anderen fördert eine Verschriftlichung die Verbindlichkeit: Wenn Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Protokoll notiert sind, fühlt sich jeder eher daran gebunden, seine Zusagen einzuhalten.
Ein weiterer Vorteil: Wissenssicherung in der Kommunikation. In der Hektik des Arbeitsalltags gehen spontane Beschlüsse oder gute Ideen aus Meetings leicht unter. Ein schriftliches Protokoll hält diese fest und macht sie für alle zugänglich. Außerdem beugt es Missverständnissen vor – Missinterpretationen dessen, was entschieden wurde, lassen sich an Hand des Protokolls schnell ausräumen. Nicht zuletzt unterstützt eine Protokoll-Kultur auch neue Teammitglieder: Wer neu ins Projekt kommt, kann alte Protokolle lesen und sich so in die Historie der Entscheidungen einarbeiten.
Ein Protokoll muss nicht hoch formal sein. Wichtig ist, dass die Kernpunkte stehen: Wer hat was beschlossen oder zugesagt, und bis wann? Schon mit einer simplen Protokollvorlage lassen sich Meetings effizient festhalten.
5. Tools und Methoden für Wissensdokumentation
Für die Umsetzung einer Dokumentationskultur können Sie auf zahlreiche Tools und Methoden zurückgreifen. Klassische Wikis oder digitale Wissensdatenbanken (z. B. Confluence, SharePoint) eignen sich hervorragend, um Wissen zentral zu sammeln und für alle durchsuchbar zu machen. Auch Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder geteilte Laufwerke helfen, Informationen und Dokumente strukturiert abzulegen und versioniert zu verwalten. Wichtig ist, dass die Informationen logisch organisiert und leicht auffindbar sind – etwa durch Kategorien, Schlagworte oder eine Suchfunktion. Zusätzlich können Faktoren wie Revisionssicherheit und Berechtigungen für Mitarbeiter und Bereiche wichtige Faktoren für Unternehmens- oder Projekt-Audits sein.
Im Alltag bewährt sich zudem der Einsatz von Standardvorlagen. Zum Beispiel einheitliche Vorlagen für Meeting-Protokolle, Checklisten für wiederkehrende Abläufe oder Formularvorlagen zur Projektdokumentation und zum Statusreporting. Solche Vorlagen erleichtern den Start ins Dokumentieren, halten den Aufwand gering und sorgen dafür, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
Auch Kollaborationstools wie Microsoft Teams, Google Workspace oder Notion können die Dokumentation unterstützen, indem sie das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit ermöglichen. Letztlich kommt es nicht auf das eine perfekte Tool an – oft reicht bereits das konsequente Nutzen vorhandener Möglichkeiten. Wichtig ist vor allem, dass Ihre Mitarbeiter die Tools akzeptieren und im Arbeitsalltag auch tatsächlich verwenden.
Praxistipp: Starten Sie lieber mit einfachen Lösungen und bauen Sie diese Schritt für Schritt aus, statt ein kompliziertes System einzuführen, das niemand pflegt.
6. Skalierung, Onboarding, Effizienz, Transparenz – die Vorteile dokumentierten Wissens
Nachdem wir uns mit dem Was und Wie der Dokumentation befasst haben, stellt sich die Frage: Wozu das Ganze? Welche konkreten Vorteile ergeben sich, wenn Sie Wissen systematisch festhalten? Hier die wichtigsten Pluspunkte im Überblick:
Qualität und Wachstum: Dokumentiertes Wissen erleichtert es Ihrem Unternehmen zu wachsen. Wenn Arbeitsprozesse und Best Practices niedergeschrieben sind, lassen sie sich viel einfacher auf neue Standorte, Abteilungen, Teams oder Mitarbeiter übertragen. Ihr Geschäft lässt sich skalieren, ohne, dass Know-how auf der Strecke bleibt. Neue Filialen oder Projektteams können auf bestehenden Dokumentationen aufbauen. Dadurch vermeiden Sie „Neuerfindungen“ und stellen sicher, dass überall nach den gleichen erfolgreichen Prinzipien gearbeitet wird.
Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter: Eine gute Dokumentationskultur zahlt sich besonders bei der Einarbeitung aus. Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht, wenn sie auf Wiki-Einträge, Handbücher oder Prozessbeschreibungen zurückgreifen können. Das verkürzt die Einarbeitungszeit deutlich – vom ersten Tag an stehen wichtigen Informationen bereit, statt mühsam bei Kollegen erfragt werden zu müssen. Wissen, das in Schulungsunterlagen, FAQs oder Checklisten festgehalten ist, macht Ihr Onboarding effizienter und entlastet zugleich die erfahrenen Kollegen.
Effizienz und Zeitersparnis: Wenn Informationen schnell gefunden werden und klar ist, wie etwas gemacht wird, arbeitet Ihr Team automatisch effizienter. Dokumentiertes Wissen reduziert Rückfragen und Unterbrechungen – jeder kann sich selbstständig informieren. Routineaufgaben laufen reibungsloser ab, weil alle die selben Anleitungen befolgen. Zudem lassen sich Probleme schneller lösen: Gibt es bereits ein Lösungsdokument oder ein vergangenes Projekt mit ähnlicher Herausforderung, kann man daraus lernen, statt von vorne anzufangen. Unterm Strich sparen gut dokumentierte Abläufe Zeit und Nerven, steigern die Produktivität im Tagesgeschäft und sind die Grundlage für weitere Maßnahmen wie Digitalisierung, Automatisierung oder Outsourcing.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Eine offene Dokumentationskultur sorgt für mehr Transparenz im Unternehmen. Entscheidungen, Prozesse und Wissen werden für Mitarbeitende aller Ebenen sichtbar. Das fördert Vertrauen und Zusammenarbeit bereichsübergreifend, denn Informationen fließen frei und sind nicht in Silos eingeschlossen. Jeder versteht besser, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden oder wie andere Abteilungen arbeiten. Außerdem unterstützt Transparenz auch die Fehlerkultur: Liegen Fakten und Beschlüsse offen, lässt sich konstruktiv darüber diskutieren und aus Fehlern lernen. Nicht zuletzt verlangen auch Compliance und Audit-Anforderungen oft eine lückenlose Dokumentation – mit gepflegten Unterlagen sind Sie hier auf der sicheren Seite.
Wie Sie sehen, lohnt sich der Aufwand des Dokumentierens mehrfach: Ihr Unternehmen wird agiler, lernfähiger und attraktiver für neue Teammitglieder. Wissen ist jederzeit abrufbar und wird zu einem Schatz, aus dem Sie immer wieder schöpfen können.
7. Fazit: Dokumentiertes Wissen zahlt sich aus
Die Einführung einer “Dokumentationskultur” mag im ersten Moment nach Mehraufwand klingen, doch sie ist eine Investition, die sich schnell bezahlt macht. Wissensmanagement durch Dokumentation bedeutet, das Know-how Ihres Unternehmens systematisch zu sichern und nutzbar zu machen – und genau darin liegt der Schlüssel zu langfristigem Erfolg. Sie reduzieren Abhängigkeiten, bewahren wertvolles Wissen im Unternehmen und schaffen die Basis für Wachstum, Effizienz und Innovation. Kurz gesagt: Wer schreibt, der bleibt – und zwar im Wettbewerb ganz vorne.
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